Notre
savoir-faire
Au service de votre événement
Accompagnement sur-mesure et personnalisé
Notre agence vous accompagne dans l’organisation de votre congrès. Que ce soit pour une prestation clé en main ou à la carte, nous nous adaptons à vos besoins.
Vivez l’événement comme vous le souhaitez, nous nous chargeons de l’intendance.
A chaque événement est dédié un chef de projet. Il sera votre interlocuteur unique et coordonnera l’ensemble du projet :
- Elaboration et suivi du rétro-planning
- Conseils pour le bon déroulé de votre événement Conseil sur l’agencement du programme, estimation des besoins humains, aménagement des espaces…
- Liens vers différents services internes
- Gestion et suivi des relations avec les prestataires externes Traiteurs, centre d’accueil, prestataires techniques…
- Présence (physique ou téléphonique) Réalisation de compte-rendu lors des réunions du comité d’organisation.
- Présence le jour du congrès pour la coordination générale
- Suivi post-événement Suivi comptable, bilan moral et financier…
Il répondra à vos demandes dans les plus brefs délais et tiendra à jour les informations relatives à votre événement (budget, inscriptions, sponsoring…).
Nous concevons une identité graphique représentant vos valeurs.
Nous élaborons un plan de communication et déclinons les supports print et web correspondant :
- Flyer et programme
- Affiches et signalétiques sur place
- Application mobile
TMS Events propose la mise en ligne d’un formulaire d’inscription paramétré en fonction des besoins de votre congrès.
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Le paramétrage permet la collecte des données nécessaires à la gestion du congrès, mais également les différents tarifs d’inscription, les inscriptions aux ateliers, au programme social, la gestion hotellière…
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Le congressiste peut régler par carte bancaire, virement ou chèque bancaire
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La société TMS Events est chargée d’assurer la validation des inscriptions (validation du paiement et des justificatifs tarifaires)
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Un mail de confirmation d’inscription est émis avec toutes les informations pratiques, plan d’accès, récapitulatif des choix (soirées, ateliers…).
Notre secrétariat ouvert du lundi au jeudi de 9h à 13h et de 14h à 18h et le vendredi de 9h à 13h et de 14h à 17h, est disponible pour répondre à toutes les questions et demandes spécifiques.
TMS Events propose également la mise à disposition de son gestionnaire d’appel à communication.
Nous nous proposons d’accompagner vos invités, tant en amont du congrès que sur place :
- Envoi de courrier personnalisé précisant les modalités de prise en charge et l’organisation générale
- Gestion des déplacements, transferts et hébergement (licence professionnelle d’agent de voyages)
- Accueil téléphonique et accueil sur place, le jour du congrès
- Suivi des dépenses et remboursement
- La Société TMS Events, élabore un budget prévisionnel. Elle assure tout au long de la préparation du congrès le suivi des recettes et dépenses. Ce document est mis à votre disposition afin que vous puissiez y accéder facilement.
- A la fin du congrès, un bilan financier détaillé présente l’ensemble des factures liées au congrès. L’ensemble des frais de fonctionnement (frais de location, frais de traiteurs, frais de déplacements équipe TMS Events, débours orateurs…) sont facturés au réel.
