Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 22 juillet 2026

TMS EVENTS accorde une importance particulière à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles.

La présente politique de confidentialité a pour objectif de vous informer de manière claire et transparente sur la façon dont vos données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées lorsque vous consultez le site https://www.tmsevents.fr/, lorsque vous nous contactez, créez un espace partenaire ou utilisez les services proposés sur le site.

Cette politique est établie conformément au Règlement général sur la protection des données, dit « RGPD », et à la loi française Informatique et Libertés.

1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements de données personnelles réalisés par l’intermédiaire du site est :

TMS EVENTS
SIREN : 794 320 366
5 rue René Descartes
85600 Montaigu-Vendée
France

Téléphone : 02 51 46 48 48
Adresse électronique : contact@tmsevents.fr

TMS EVENTS est représentée par Gwénola Monnier.

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter TMS EVENTS à l’adresse électronique contact@tmsevents.fr ou par courrier postal à l’adresse indiquée ci-dessus.

2. Données personnelles collectées

Une donnée personnelle désigne toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.

TMS EVENTS veille à ne collecter que les données strictement nécessaires au regard des finalités poursuivies.

2.1. Données collectées à l’aide du formulaire de contact

Lorsque vous utilisez le formulaire de contact du site, TMS EVENTS peut collecter les informations suivantes :

• votre nom ;
• votre prénom ;
• votre adresse électronique ;
• votre numéro de téléphone, lorsque vous choisissez de le communiquer ;
• le contenu de votre message ;
• la date et l’heure de votre demande ;
• les éventuelles informations que vous transmettez volontairement dans votre message.

Les champs signalés par un astérisque sont obligatoires. Sans ces informations, TMS EVENTS ne sera pas en mesure de traiter correctement votre demande.

Nous vous demandons de ne pas transmettre, dans les zones de texte libre, de données sensibles ou d’informations qui ne seraient pas nécessaires au traitement de votre demande.

2.2. Données collectées lors de la création d’un espace partenaire

Lorsque vous demandez la création d’un espace partenaire, les données suivantes peuvent notamment être collectées :

• le nom commercial de votre entreprise ;
• le nom et le prénom du contact commercial ;
• sa fonction ;
• son adresse électronique professionnelle ;
• son numéro de téléphone professionnel ;
• les informations de connexion à l’espace partenaire ;
• le nom et le prénom du contact de facturation ;
• l’adresse électronique et le numéro de téléphone du contact de facturation ;
• l’adresse de facturation ;
• l’adresse de livraison, lorsqu’elle est différente ;
• le code postal, la ville et le pays ;
• les informations relatives aux réservations et aux partenariats sélectionnés ;
• l’historique des échanges, commandes, réservations et règlements.

Les mots de passe sont conservés sous une forme sécurisée. TMS EVENTS n’a pas vocation à connaître ou à conserver votre mot de passe en clair.

2.3. Données collectées dans le cadre des congrès et événements

Dans le cadre de l’organisation d’un congrès ou d’un événement, TMS EVENTS peut être amenée à collecter des données nécessaires à la gestion des participants, partenaires, intervenants, exposants ou invités.

Selon l’événement concerné, ces informations peuvent comprendre :

• les données d’identité et de contact ;
• les informations professionnelles ;
• l’organisme, la société ou l’établissement de rattachement ;
• les choix d’inscription, d’ateliers ou de programme ;
• les informations nécessaires à l’hébergement, au transport ou à l’accueil ;
• les informations de facturation ;
• les justificatifs nécessaires à l’application d’un tarif particulier ;
• les échanges relatifs à l’organisation de l’événement.

Des mentions d’information complémentaires peuvent être présentées directement sur le formulaire d’inscription ou sur le site dédié à l’événement. Elles précisent notamment le rôle de TMS EVENTS et celui de l’organisateur du congrès.

Selon les missions qui lui sont confiées, TMS EVENTS peut agir en qualité de responsable du traitement, de responsable conjoint du traitement ou de sous-traitant pour le compte de l’organisateur.

En cas de contradiction, les informations spécifiques communiquées lors de l’inscription à l’événement prévalent pour le traitement concerné.

2.4. Données de navigation et données techniques

Lors de votre consultation du site, certaines informations techniques peuvent être traitées automatiquement :

• votre adresse IP ;
• le type de terminal utilisé ;
• le système d’exploitation ;
• le type et la version du navigateur ;
• les pages consultées ;
• la date, l’heure et la durée de la consultation ;
• les actions réalisées sur le site ;
• les données relatives au fonctionnement et à la sécurité du site ;
• les informations collectées par les cookies et autres traceurs.

Ces données permettent notamment d’assurer le bon fonctionnement du site, de renforcer sa sécurité, de détecter les erreurs techniques et, sous réserve de vos choix, d’établir des statistiques de fréquentation.

3. Finalités et bases légales des traitements

Vos données personnelles peuvent être utilisées pour les finalités suivantes.

Répondre aux demandes de contact

Les données transmises par le formulaire de contact sont utilisées pour :

• répondre à vos questions ;
• vous rappeler lorsque vous en faites la demande ;
• étudier votre projet ;
• préparer une proposition commerciale ou un devis ;
• assurer le suivi de nos échanges.

Le traitement repose, selon la nature de la demande, sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre initiative ou sur l’intérêt légitime de TMS EVENTS à répondre aux sollicitations qui lui sont adressées.

Gérer les espaces partenaires

Les données collectées lors de la création d’un espace partenaire permettent :

• d’étudier et de valider les demandes de création de compte ;
• d’authentifier les utilisateurs ;
• de sécuriser l’accès aux espaces privés ;
• de présenter les offres et tarifs de partenariat ;
• de gérer les réservations ;
• de suivre la relation avec les partenaires ;
• de traiter les demandes d’assistance.

Ces traitements reposent sur l’exécution de mesures précontractuelles, l’exécution d’un contrat et l’intérêt légitime de TMS EVENTS à sécuriser et administrer ses services.

Organiser les congrès et événements

Les données peuvent être utilisées pour :

• gérer les inscriptions ;
• organiser l’accueil des participants, intervenants, partenaires et invités ;
• gérer les ateliers, programmes, transports ou hébergements ;
• transmettre les informations pratiques relatives à l’événement ;
• éditer les badges, listes de présence et documents nécessaires ;
• assurer le suivi administratif, logistique et financier ;
• répondre aux demandes particulières liées à l’organisation.

Ces traitements reposent principalement sur l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles. Certains traitements peuvent également reposer sur une obligation légale, l’intérêt légitime de l’organisateur ou, lorsque cela est nécessaire, le consentement de la personne concernée.

Gérer les réservations, commandes et facturations

Les données sont utilisées pour :

• enregistrer les réservations et commandes ;
• établir les devis et contrats ;
• traiter les paiements ;
• émettre les factures ;
• assurer le suivi comptable ;
• gérer les éventuels impayés, réclamations ou litiges.

Ces traitements reposent sur l’exécution d’un contrat, le respect des obligations légales et réglementaires de TMS EVENTS et, le cas échéant, son intérêt légitime à défendre ses droits.

Assurer la sécurité du site

Certaines données techniques sont utilisées pour :

• assurer le fonctionnement du site ;
• sécuriser les espaces privés et les comptes utilisateurs ;
• prévenir les accès frauduleux ;
• détecter les tentatives d’intrusion, les spams et les comportements anormaux ;
• assurer la maintenance et la résolution des incidents techniques.

Ces traitements reposent sur l’intérêt légitime de TMS EVENTS à garantir la sécurité de son site, de ses outils et des données qui lui sont confiées.

Mesurer la fréquentation du site

Sous réserve de vos choix en matière de cookies, certaines données de navigation peuvent être utilisées pour :

• mesurer la fréquentation du site ;
• comprendre les parcours des visiteurs ;
• identifier les contenus les plus consultés ;
• améliorer la présentation, les performances et l’ergonomie du site.

Lorsque les traceurs utilisés nécessitent votre autorisation, le traitement repose sur votre consentement.

Envoyer des communications

Lorsque vous y avez consenti ou lorsque la réglementation l’autorise, TMS EVENTS peut utiliser vos coordonnées pour vous transmettre :

• des informations relatives à un événement auquel vous participez ;
• des informations concernant votre compte ou votre réservation ;
• des actualités relatives à TMS EVENTS ;
• des offres ou communications commerciales en lien avec ses activités.

Vous pouvez vous opposer à tout moment à la réception de communications commerciales en utilisant le lien de désinscription présent dans les messages ou en écrivant à contact@tmsevents.fr.

Les communications strictement nécessaires au suivi d’une inscription, d’une réservation ou d’un contrat ne sont pas considérées comme de la prospection commerciale.

4. Destinataires des données

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs missions.

Elles peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

• les collaborateurs habilités de TMS EVENTS ;
• les personnes chargées de la gestion administrative, commerciale, comptable ou événementielle ;
• l’organisateur du congrès ou de l’événement concerné ;
• les prestataires intervenant dans l’organisation de l’événement ;
• les prestataires d’hébergement, de maintenance et de sécurité du site ;
• les prestataires de messagerie, d’inscription et de gestion des événements ;
• les prestataires chargés des paiements et de la facturation ;
• les conseils juridiques, comptables et assureurs de TMS EVENTS ;
• les autorités administratives, judiciaires ou organismes habilités lorsque la loi l’impose.

Les prestataires agissant pour le compte de TMS EVENTS sont tenus de respecter la confidentialité des données et de les traiter uniquement conformément aux instructions qui leur sont données.

Les données personnelles ne sont ni vendues ni louées à des tiers.

5. Hébergement et transferts de données

Le site est hébergé par :

OVH
2 rue Kellermann
59100 Roubaix
France

TMS EVENTS privilégie, lorsque cela est possible, des prestataires hébergeant les données au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Toutefois, certains outils techniques, services de messagerie, contenus externes, plateformes événementielles ou services de mesure d’audience peuvent impliquer un traitement de données depuis un pays situé en dehors de l’Espace économique européen.

Dans ce cas, TMS EVENTS veille à ce que le transfert repose sur un mécanisme reconnu par la réglementation, notamment :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
• ou toute autre garantie appropriée prévue par le RGPD.

Des informations complémentaires peuvent être obtenues en écrivant à contact@tmsevents.fr.

6. Durées de conservation

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

À titre indicatif, les durées suivantes sont appliquées :

Demandes de contact et prospects

Les données relatives à une demande de contact ou de devis n’ayant pas abouti à une relation commerciale peuvent être conservées pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact émanant de la personne concernée.

Comptes et espaces partenaires

Les données liées à un espace partenaire sont conservées pendant toute la durée d’utilisation du compte et de la relation commerciale.

En cas d’inactivité prolongée ou de fin de la relation, le compte peut être supprimé ou désactivé. Certaines données peuvent ensuite être archivées pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales ou à la défense des droits de TMS EVENTS.

Données relatives aux clients, partenaires et événements

Les données nécessaires à la gestion d’un contrat, d’une réservation, d’un partenariat ou d’une inscription sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle.

Elles peuvent ensuite être archivées pendant les délais légaux applicables, notamment pour la gestion des réclamations, des litiges et la preuve des droits et obligations des parties.

Documents comptables et factures

Les factures et pièces comptables sont conservées pendant une durée de dix ans, conformément aux obligations comptables applicables.

Prospection commerciale

Les données utilisées à des fins de prospection commerciale sont conservées :

• pendant la relation commerciale, puis pendant trois ans à compter de sa fin pour les clients ;
• pendant trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact pour les prospects.

Les informations strictement nécessaires à la prise en compte d’une opposition à la prospection peuvent être conservées afin d’éviter toute nouvelle sollicitation.

Données de connexion et de sécurité

Les journaux techniques et données de connexion nécessaires à la sécurité du site sont conservés pendant une durée limitée, généralement comprise entre six et douze mois, sauf lorsqu’une conservation plus longue est nécessaire pour analyser un incident ou répondre à une obligation légale.

Cookies et mesure d’audience

La durée de conservation des cookies varie selon leur nature et leur finalité. Elle est précisée dans le module de gestion des cookies du site.

Les cookies de mesure d’audience ne sont pas conservés au-delà de la durée nécessaire à leur finalité et, sauf situation particulière, leur durée de vie n’excède pas treize mois.

Les choix d’acceptation ou de refus des cookies peuvent être conservés pendant six mois avant qu’un nouveau choix ne vous soit demandé.

À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée lorsqu’une obligation légale le justifie.

7. Cookies et autres traceurs

Un cookie est un petit fichier enregistré sur votre ordinateur, votre téléphone ou votre tablette lors de la consultation d’un site internet.

Le site peut utiliser différentes catégories de cookies.

Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du site et ne nécessitent pas votre consentement.

Ils peuvent notamment permettre :

• d’assurer la sécurité du site ;
• de mémoriser vos choix en matière de cookies ;
• de permettre la connexion à un espace partenaire ;
• de conserver temporairement le contenu d’une réservation ou d’un panier ;
• d’assurer le fonctionnement des formulaires ;
• de répartir la charge technique entre les serveurs.

Le blocage de ces cookies dans votre navigateur peut empêcher le fonctionnement de certaines parties du site.

Cookies de mesure d’audience

Ces cookies permettent d’obtenir des statistiques relatives à la fréquentation et à l’utilisation du site.

Lorsque leur configuration ne répond pas aux conditions d’exemption prévues par la réglementation, ils ne sont déposés qu’après avoir recueilli votre consentement.

Cookies liés aux contenus externes

Certaines pages peuvent intégrer des contenus ou services provenant de sites tiers, notamment une carte géographique, une vidéo, un bouton de partage ou un lien vers un réseau social.

Ces services peuvent déposer des cookies et collecter certaines informations, telles que votre adresse IP ou les pages consultées. Lorsque ces cookies nécessitent votre consentement, les contenus concernés restent bloqués tant que vous ne les avez pas acceptés.

Gestion de vos préférences

Lors de votre première visite, un module de gestion des cookies vous permet :

• d’accepter tous les cookies ;
• de refuser les cookies non essentiels ;
• de personnaliser vos choix par finalité.

Le refus des cookies non essentiels doit être aussi simple que leur acceptation.

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment depuis le lien « Gérer mes cookies » disponible sur le site.

Le retrait de votre consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

La liste actualisée des cookies, de leurs fournisseurs, de leurs finalités et de leurs durées de conservation est accessible depuis ce même outil de gestion.

8. Sécurité et confidentialité

TMS EVENTS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données personnelles contre :

• la perte ;
• la destruction ;
• l’altération ;
• l’accès non autorisé ;
• la divulgation ;
• l’utilisation frauduleuse ou détournée.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• la sécurisation des accès ;
• l’utilisation de mots de passe ;
• la limitation des habilitations ;
• la sauvegarde des données ;
• la mise à jour des logiciels ;
• la sécurisation des échanges ;
• la surveillance des incidents ;
• la sensibilisation des personnes autorisées à traiter les données.

Malgré les mesures mises en œuvre, aucune transmission ou conservation de données sur Internet ne peut être considérée comme totalement exempte de risques.

En cas de violation de données susceptible de présenter un risque pour les droits et libertés des personnes, TMS EVENTS prendra les mesures nécessaires conformément à la réglementation applicable, notamment en matière de notification à la CNIL et, lorsque cela est requis, d’information des personnes concernées.

9. Vos droits

Conformément à la réglementation applicable, vous pouvez disposer des droits suivants :

• le droit d’accéder aux données personnelles vous concernant ;
• le droit de demander leur rectification lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ;
• le droit de demander leur effacement, dans les limites prévues par la réglementation ;
• le droit de demander la limitation d’un traitement ;
• le droit de vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
• le droit de vous opposer à tout moment à la prospection commerciale ;
• le droit à la portabilité des données lorsque les conditions légales sont réunies ;
• le droit de retirer votre consentement à tout moment pour les traitements reposant sur celui-ci ;
• le droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès ;
• le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques significatifs, lorsque ce droit est applicable.

L’exercice de certains droits peut être limité lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’un contrat ou à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

10. Exercice de vos droits

Pour exercer vos droits ou poser une question sur l’utilisation de vos données personnelles, vous pouvez contacter TMS EVENTS :

Par courrier électronique : contact@tmsevents.fr

Par courrier postal :

TMS EVENTS
À l’attention du contact chargé de la protection des données
5 rue René Descartes
85600 Montaigu-Vendée
France

Votre demande doit préciser le droit que vous souhaitez exercer et permettre de vous identifier suffisamment afin que TMS EVENTS puisse retrouver les données concernées.

Une copie d’un justificatif d’identité pourra être demandée uniquement lorsqu’il existe un doute raisonnable sur votre identité. Le justificatif sera utilisé exclusivement pour vérifier votre identité et sera supprimé dès que cette vérification ne sera plus nécessaire.

TMS EVENTS répondra à votre demande dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai maximal d’un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la demande est complexe ou lorsque TMS EVENTS reçoit un nombre important de demandes. Vous serez alors informé de cette prolongation et de ses motifs.

11. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après avoir contacté TMS EVENTS, que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données personnelles n’est pas conforme à la réglementation, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés :

CNIL
3 place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
France

Vous pouvez également effectuer une réclamation directement depuis le site de la CNIL.

12. Liens vers des sites tiers

Le site peut contenir des liens vers des sites internet, plateformes d’inscription, outils de réservation ou réseaux sociaux édités par des tiers.

Lorsque vous quittez le site de TMS EVENTS, le traitement de vos données est soumis aux politiques de confidentialité des services concernés. TMS EVENTS n’exerce aucun contrôle sur les traitements réalisés directement par ces sites tiers et vous invite à consulter leurs politiques de confidentialité avant de leur transmettre des informations personnelles.

13. Modification de la politique de confidentialité

TMS EVENTS peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte d’une évolution légale, réglementaire, technique ou organisationnelle.

La version applicable est celle publiée sur le site à la date de votre consultation. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de la présente page.

En cas de modification importante affectant la manière dont vos données sont utilisées, TMS EVENTS pourra vous en informer par tout moyen approprié.